As 4 principais empresas de gerenciamento de viagens corporativas em San Jose

Para muitas empresas, as viagens corporativas são uma parte crucial do trabalho, mas também é difícil gerenciá-las com eficiência.

Se você é um administrador ou gerente de viagens, sabe que planejar viagens de negócios é complicado: encontrar as melhores tarifas, coletar e registrar todas as faturas, gerenciar alterações de última hora leva tempo e recursos. Se você também precisa gerenciar viagens internacionais, sua tarefa se torna ainda mais complexa.

E se você decidir terceirizar esse trabalho para um agente de viagens ou empresa de gerenciamento de viagens, precisará encontrar o caminho certo para o seu negócio, o que por si só já é um desafio.

Neste artigo, analisaremos as 4 melhores agências de viagens corporativas em San Jose, Califórnia e região (Santa Clara, Sunnyvale, San Diego), para ajudá-lo a escolher a que melhor se adapta às suas necessidades.

Recursos para procurar ao escolher uma empresa de gerenciamento de viagens

Muitas empresas de gerenciamento de viagens para empresas em San Jose oferecem tecnologia de viagens para ajudá-lo nos processos de reserva ou possuem agentes dedicados para ajudá-lo a reservar suas viagens.

Tenha em mente, no entanto, que uma empresa local de gerenciamento de viagens com escritórios físicos não é necessariamente a opção mais adequada para ajudar a gerenciar as necessidades de viagens de negócios de sua empresa, pois pode simplesmente não ter todos os recursos necessários para otimizar seu programa de viagens.

Escolher uma empresa de gerenciamento de viagens que não oferece todos os recursos que você precisa traz de volta à estaca zero com todas as mesmas limitações que você enfrentou no passado.

Abaixo, detalhamos os principais recursos que você precisa observar ao comparar empresas de gerenciamento de viagens que ajudarão você a economizar dinheiro, proteger seus viajantes de negócios e otimizar todo o seu programa de gerenciamento de viagens.

• Amplos inventários de viagens: É essencial que a empresa de gestão de viagens que você escolher lhe dê acesso a inventários completos de transporte e hospedagem, além de permitir que você compare preços, datas e ofertas que melhor atendam às suas necessidades de viagem.
• Fluxos de trabalho de aprovação integrados: A integração de fluxos de trabalho de aprovação de viagens e política de viagens na plataforma da empresa de gerenciamento de viagens ajuda a aumentar as taxas de conformidade regulatória e elimina a necessidade de gerenciar viagens e despesas por meio de longas conversas de e-mail.
• Cobrança centralizada de faturas: Algumas empresas de gerenciamento de viagens não atuam como um único fornecedor, o que significa que você ainda precisará coletar e cobrar faturas de várias empresas. As empresas de gerenciamento de viagens que oferecem um sistema que consolida todas as faturas mensais em uma fatura de fornecedor podem economizar muito tempo e esforço.
• Opções flexíveis de reserva: Opções flexíveis de reserva permitem que as empresas acomodem quaisquer alterações de última hora nas datas de viagem ou cancelamentos após a reserva gratuitamente ou a um custo razoável.
• Suporte ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana: Imprevistos são inevitáveis ​​em viagens de negócios, e você precisa saber que sua empresa de gerenciamento de viagens estará lá para ajudá-lo em caso de problemas. Um recurso de suporte ao cliente rápido e de fácil acesso é essencial para ajudar os viajantes a lidar com quaisquer problemas que surjam.
• Funcionalidade de relatórios: A capacidade de acessar dados de viagem discriminados por viajantes de negócios individuais, meio de transporte, tipo de reserva e cancelamentos ajuda você a realizar atividades significativas de otimização de gastos.

As 4 principais empresas de gerenciamento de viagens corporativas em San Jose

Agora que abordamos os recursos mais importantes a serem observados ao selecionar uma agência de viagens, analisaremos as melhores agências de viagens corporativas para empresas com sede em San Jose para ajudá-lo a escolher a que melhor atende às suas necessidades, políticas de viagem e Saldo.

1. Vantagem de Viagem

TravelPerk é uma solução completa de gerenciamento de viagens que permite gerenciar todos os aspectos das viagens de negócios da sua empresa.

A TravelPerk se concentra na experiência do viajante e no autogerenciamento, fornecendo à equipe administrativa e aos viajantes todas as ferramentas necessárias para gerenciar viagens de negócios, incluindo gerenciamento de risco, cancelamentos fáceis e relatórios de despesas em tempo real.

No ano passado, a TravelPerk adquiriu a Next Travel, especialista em viagens de negócios dos Estados Unidos, para se firmar nos Estados Unidos e oferecer a seus clientes norte-americanos o melhor suporte e opções de viagem que podem obter.

TravelPerk oferece vários benefícios para empresas que desejam melhorar a gestão de viagens:

• Temos o maior estoque do mundo, permitindo que você encontre e selecione as opções mais convenientes para os viajantes, economizando custos
• A reserva flexível com o FlexiPerk simplifica a modificação dos planos de viagem, mesmo de última hora: você pode cancelar uma viagem até 2 horas antes da viagem e receberá um reembolso de pelo menos 80% do seu dinheiro
• Os viajantes recebem avisos de segurança antes e durante suas viagens
• A política de viagens integrada e os fluxos de aprovação facilitam a tomada de decisões, melhoram a conformidade e garantem que seus viajantes permaneçam dentro do orçamento
• A cobrança centralizada acelera e simplifica a cobrança de faturas
• Relatórios de despesas em tempo real simplificam o gerenciamento de despesas
• A compensação de carbono permite que as empresas tornem as viagens corporativas mais sustentáveis
• A integração com software de terceiros ajuda você a manter todos os seus aplicativos sincronizados e trocar informações automaticamente (incluindo aplicativos de gerenciamento de despesas)
• O gerenciamento de eventos ajuda as equipes remotas e híbridas a planejar reuniões e eventos

Além disso, a TravelPerk tem suporte ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana, onde os viajantes recebem uma resposta em 15 segundos; De acordo com as avaliações do G2, a qualidade impressionou consistentemente os viajantes e permitiu que eles fizessem alterações conforme necessário e minimizassem o estresse.

Para saber mais sobre como a TravelPerk pode ajudá-lo a otimizar as viagens de negócios em sua empresa, entre em contato conosco para agendar uma demonstração gratuita e ver a plataforma em ação.

2. JALB de viagem

A JALB Travel é uma empresa tradicional de gerenciamento de viagens (TMC) com sede em San Jose.

Orgulha-se de ser uma agência de viagens de propriedade de mulheres e minorias que também é certificada ARC / IATAN. Oferece gerenciamento de viagens de negócios e lazer (incluindo planejamento de cruzeiros), o que também significa que não é uma empresa central de viagens corporativas.

A JALB Travel oferece os seguintes benefícios aos clientes corporativos:

• serviço 24/7
• Baixas taxas de serviço
• Relatórios de crédito para acompanhar os bilhetes não utilizados
• Relatórios detalhados de despesas

No entanto, a JALB Travel não possui uma ferramenta de reserva automática, o que significa que os viajantes precisam contar com agentes da empresa para reservar transporte e acomodação para eles.

A agência nem sequer oferece uma ferramenta centralizada de cobrança e relatórios, ou integrações de terceiros com outras ferramentas de gastos, o que dificulta o trabalho da equipe administrativa. Além disso, não há avisos de viagem para alterar os requisitos de saúde e segurança nos locais de destino.

3. Viagem direta

A Direct Travel é uma empresa de gerenciamento de viagens com sede em Centennial, Colorado, que possui dois ramos principais: viagens corporativas e experiências personalizadas para viajantes a lazer (incluindo viagens especiais e cruzeiros). O braço de viagens corporativas da Direct Travel cobre a maioria das suas necessidades de viagens de negócios. Ofertas:

• Gestão de contas de viagem com uma abordagem proativa e consultiva
• Uma experiência de viagem personalizada
• Tecnologia proprietária de conformidade de viagens para políticas de viagens de negócios
• Vários recursos de otimização de custos com otimização de contratos, gerenciamento de tickets não utilizados e mesa de economia direta e muito mais.

É importante observar, no entanto, que a Direct Travel usa o SAP Concur como ferramenta de reservas online. Embora seja uma plataforma sólida, o SAP Concur também tem seus problemas e não é tão fácil de usar quanto viajantes e administradores gostariam – além disso, seu inventário de viagens não é tão grande quanto o do TravelPerk e não apresenta baixo transportadoras de custo e Airbnb.

Também não possui um horário flexível com a possibilidade de solicitar reembolso para viagens canceladas.

4. Viajante de negócios

A Corporate Traveler é a mais recente concorrente em nossa lista de empresas de viagens de negócios que atendem organizações em San Jose.

Foi fundada no Reino Unido em 1999 e, portanto, é uma das empresas de maior sucesso no setor de viagens de negócios; atualmente opera em sete países, incluindo os Estados Unidos, e lançou o Melon, sua plataforma para reservas online automáticas, informações de segurança, relatórios, despesas e gerenciamento de políticas.

Alguns dos outros serviços de viagem que oferece são:

• Tarifas de viagem com desconto
• Assistência 24 horas por dia, 7 dias por semana e um agente de viagens dedicado
• Soluções adaptadas às necessidades de diferentes setores
• Relatórios e ferramentas que permitem viagens de negócios sustentáveis
• Acompanhamento de despesas e gestão de políticas de viagens

TravelPerk, no entanto, oferece melhores recursos de integração de terceiros e um estoque maior de opções de acomodação, passagens aéreas e aluguel de carros. O Corporate Traveler não permite que você crie perfis diferentes para os hóspedes (por exemplo, pessoas de fora da sua empresa) e reserve viagens para eles.

Leve embora

Se você deseja otimizar as viagens de negócios em sua empresa, você tem várias opções para escolher, mas lembre-se de que uma empresa local de gerenciamento de viagens em San Jose não é necessariamente a melhor escolha e pode simplesmente não oferecer todos os seus recursos precisar.

O TravelPerk, por outro lado, possui uma interface simples e intuitiva e muitos recursos para ajudá-lo a simplificar as viagens corporativas, como um amplo estoque, uma plataforma flexível de reservas automáticas e uma solução abrangente de gerenciamento de segurança e risco.